Kleine groepen kunnen ook wekelijkse of maandelijkse bijeenkomsten organiseren in een informele setting.
Vanuit de geest van klantenservice mag het niet specifiek worden genoemd. Een organisatie mag zich niet verplichten tot het betalen van lidmaatschap van een vereniging, tenzij het wordt gebruikt om de klanten een efficiënte en effectieve service te bieden. Elke organisatie die haar dienstverlening niet heeft georganiseerd in systematische procedures voor het verlenen van diensten op basis van duidelijke concepten op het gebied van klantenservice, is niet in staat om aan de werkelijke behoeften van klanten te voldoen. Dit vraagt veel aandacht van zowel personal Trainers als begrip van de klant. Dit soort denken is van primair belang voor alle organisatiemanagers.
De basistaak voor het opschorten van de behoeften van deze diensten begint bij het aanspreken van de klanten. Hier zijn de vier belangrijke stappen om te overwegen bij het leveren van uitzonderlijke klantenservice:
1. Crisissituaties
Definieer duidelijk de 'incidentie van het probleem' of de '149 cafés die worden bedreigd door gelach'. Dit wordt gebruikt om een situatie te beschrijven waarin een klant service wil, vooral als er sprake is van overtredingen van de regels, als er een bedreiging is voor het bestaan van de groep, of wanneer onderzoek nodig is, of als er ongelukken worden veroorzaakt door mensen die geen lid zijn.
2. Vereenvoudig het dilemma
Presenteer oplossingen voor het probleem zonder de zin te gebruiken: "de klant praat met ons." Deze zin is onnodig ingewikkeld. Met een simpel en duidelijk idee bedoel ik dat de klant het probleem niet hoeft uit te leggen. Ik noem dit principe 'de bron van het gesprek', 'de goede uitleg, de consequentie om tot ons te spreken' of 'de wil niet'-antwoord. Als de oorzaak van het gesprek niet duidelijk is om deze "wil niet"-verklaring te verkopen, heeft de klant het begrip voor het probleem verloren en mogelijk ook niet gekregen. Dus wanneer u de klant vertelt dat u deze kwestie niet met hem wilt bespreken, krijgt hij begrip. Sterker nog, hij is op de hoogte van het probleem, maar hij weet nog steeds niet wat het is. In een situatie als deze, het is beter om uw reactie niet te uiten zonder een toelichting te geven. Als de oplossing die u aanbiedt geen actieplan is, en de klant stelt vragen, of als de gemeenschappelijke oplossingen van de groep voor het probleem niet zijn uitgewerkt terwijl hij/zij niet aanwezig is, moet de andere partij zich ertoe verbinden een dergelijke toezegging te doen.
3. Enkele alternatieven voor 'als we dit niet kunnen doen'.
Alternatieven om het probleem aan te pakken zijn om dat op tafel te leggen, de klant zijn ongenoegen te laten uiten, hem (de klant) te bedanken en naar een andere mogelijke oplossing te gaan.
4. Implementatie (beslis zelf) de oplossing.
Als laatste stap wordt hem/haar gevraagd zijn/haar oordeel te presenteren. We hebben te maken met het probleem, niet met een oplossing. Dit is wat ik bedoel: "Ik weet dat je ervan overtuigd bent dat we dat nooit meer willen doen." We willen optreden als een oplossing in een crisissituatie, als een team als beide partijen het eens zijn. Maar degenen met verschillende denkwijzen moeten erkennen dat verschillende mensen verschillende meningen hebben. En gezien dat, moeten we bedenken dat de bereidheid om anders te handelen deel uitmaakt van een productieve dialoog.
5. Omgaan met communicatie.
En hier is het laatste "beste gebruik van uw tijd". Van laat moet ik vermelden dat communicatie een belangrijk element is van deze discipline. Dit is een bepaald onderdeel van de relatie tussen organisatie en klant.
Nu is mijn boodschap duidelijk. We moeten mijn principes van dialoog toepassen als kinderen in het bedrijfsleven. We moeten de klant binden en "begrijpen". We moeten 'waarom'- en 'hoe'-vragen stellen, nooit van tevoren aannemen wat de antwoorden of oplossingen kunnen zijn.
Bijvoorbeeld: (Ik was aan het verhuizen naar een nieuw appartement waar ik nauwelijks rijd, een korte tijd onder de gemiddelde snelheid) Ik stond op het punt het appartement binnen te gaan, dus ik zag een bord – "Alstublieft, bedankt voor het kiezen van ons appartement. Uw locatie is niet ver van de stille kruidenierswinkel. Je mobiele telefooncontact is: de windkoelingslounge is gesloten voor reparaties… alleen jij en ik!"